I compiti della figura professionale dell’Amministratore
Normativa di riferimento:
Artcoli 1129, 1130, 1130-BIS, 1131 C.C.;
Ritengo utile e opportuno soffermarsi sul ruolo dell’Amministratore, per meglio comprendere i compiti di questa figura professionale sia a coloro che sono già condomini sia a quanti stiano per diventarlo.
La legge 220/2012, definita dagli addetti ai lavori (gli Amministratori) la Grande Riforma del Condominio, ha introdotte importantissime novità nel ruolo dell’Amministratore. Essa ha specificato più approfonditamente le sue funzioni, ha ampliato le sue responsabilità civili e penali. Nella sostanza, ha conferito a questa figura una valenza decisamente più professionale e qualificata.
Invito chi fosse interessato, a leggersi con attenzione i testi di legge.
Non riporto una elencazione dettagliata con un semplice copia e incolla degli articoli perchè sarebbe ripetitiva e noiosa.
Così come non trovo utile fare una sorta di “Bignami” del testo normativo, in quanto nel Diritto ogni singola parola ha il suo peso e va analizzata scrupolosamente.
Considerazioni generali:
Quando ho iniziato a fare l’Amministratore, circa nove anni fa, nel lontano 2010, mi sono trovata a rispondere a questa domanda: “Sei laureata, perchè vuoi fare l’Amministratore di Condominio, finisci con il fare il custode o il portiere…” Questi commenti mi mortificavano e mi gettavano in un profondo stato di incertezza, perchè non sapevo cosa rispondere.
Sicuramente non mi era chiaro in che cosa consistesse il mio futuro lavoro. Ma nel giro di poco tempo, ho capito che si trattava di una vera e propria sfida.
I campi in cui si deve muovere un Amministratore sono tanti, qui di seguito cerco di elencarveli tutti:
Settore tecnico:
Art. 1130 c.c.” L’Amministratore deve disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini;”
L’Amministratore si può definire il custode delle parti comuni, ma il termine è riduttivo. Tutto ciò che succede nelle cosidette parti comuni (rif. art. 1117 c.c.) è di sua specifica competenza: la manutenzione in primis, la verifica costante che non ci siano situazioni di pericolo per i terzi rispetto al condominio (condomini o estranei ad esso), la tempestività negli interventi.
Tutto ciò richiede competenza tecnica, per saper scegliere la più opportuna tipologia di intervento, senza far perdere tempo ai fornitori e sopratutto per soddisfare i propri clienti, cioè i condomini.
La competenza tecnica si acquisisce negli anni. E’ fondamentale essere consapevoli che all’inizio della propria carriera, non si sa nulla e che c’è tanto da imparare.
Quindi, si possono avere tutti i titoli del mondo, ma bisogna avere l’umiltà di ammettere la propria ignoranza e non vergognarsi a porre mille domande a tutti coloro che hanno molta più esperienza di noi.
Settore amministrativo e contabile:
Art. 1130 c.c. : “L’Amministratore deve redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni“.
L’Amministratore gestisce il patrimonio di altre persone, che glielo affidano, tramite un conto corrente bancario, sul quale vengono versate le spese dai condomini e su cui solo lui può operare. Non sono soldi suoi, l’Amministratore li amministra, sono solita dire, come un buon padre di famiglia.
Di casi di Amministratori scappati con il malloppo ce ne sono stati diversi purtroppo e questi tristi episodi hanno gettato fango addosso alla categoria, sopratutto considerando che invece ci sono tantissimi professionisti seri e qualificati nel settore.
E’ fondamentale capire che il rapporto tra Amministratore e condomini/clienti si basa sulla più completa fiducia. Se viene meno quella, il rapporto si compromette irrimediabilmente.
Ma come conquistare la fiducia dei propri clienti?
Con onestà e trasparenza. I bilanci devono essere sempre chiari e intuitivi, gli estratti conto devono essere visionabili dai condomini, così come le fatture che giustificano le spese di gestione del condominio.
Sono solita paragonare l’Amministratore al Presidente del Consiglio, quale organo esecutivo e l’Assemblea condominiale al Parlamento, in quanto è il vero organo legislativo, nel diritto condominiale.
Quando un Amministratore espone all’Assemblea un Bilancio di esercizio preventivo di spesa, è come se proponesse una vera e propria legge finanziaria. Quindi, massima attenzione nella gestione del denaro altrui.
L’Amministratore è un vero e proprio manager, che deve gestire i soldi di altri con oculatezza e parsimonia, senza però compromettere la qualità del servizio prestato o richiesto. Pertanto, mai abbassare la guardia.
A mio parere, la regola basilare è “gestire i soldi altrui come se fossero i propri”, questo fa la differenza.
Settore economico: cit. art. 1130 c.c.:
“L’Amministratore deve riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni“.
Uno dei compiti più difficili dell’Amministratore è la riscossione dei tributi che i suoi clienti devono versare al condominio.
Ci sono condomini che versano le rate in maniera coscienziosa e precisa, ma può anche capitare che qualcuno si dimentichi e a questo punto, l’A. deve intervenire prontamente affinchè la macchina economica che ruota attorno al condominio non subisca un brusco arresto.
Il condominio richiede manutenzione pertanto i fornitori (elettricisti, idraulici, muratori oppure i fornitori di gas, acqua, corrente elettrica e altri) devono essere pagati. Tanto incassato tanto speso, molto semplice. Quindi è essenziale che il conto del condominio possa contare su, per così dire, una scorta economica solida e sicura, per non disattendere ai servizi erogati.
Riscossione delle spese condominiali:
Chiedere soldi non è mai facile, sopratutto quando ci si relaziona con persone in difficoltà.
Tuttavia, l’A. non può esentarsi da questo gravoso onere, perchè, cit. art. 1130 c.c. “L’Amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, anche ai sensi dell’articolo 63, primo comma, delle disposizione per l’attuazione del presente codice“, ossia, può mettere in atto, senza autorizzazione assembleare, il famigerato Decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo.
Come dice la legge, l’A, “è tenuto”, quindi è un suo preciso dovere, sgradevole, certo, ma fa parte dei suoi obblighi.
I clienti sollecitati a pagare spesso reagiscono in malo modo, pensando di fare un torto all’Amministratore, ma in realtà il danno viene fatto al condominio, quindi, a loro stessi.
Tuttavia, a livello emotivo, devo ammettere che è un compito ingrato e difficile, spesso non compreso dai condomini, ma a cui un Amministratore scrupoloso non può sottrarsi.
Settore relazionale:
Da ultimo e non certamente per ultimo, c’è l’aspetto umano e di relazione con i propri clienti. Non ci sono riferimenti normativi in questo settore e a mio parere, ciò costituisce una lacuna legislativa, in quanto tale campo forse costituisce quello più importante.
Certo, si potrebbe creare una sorta di call center, tipo un “numero verde”, a cui chiamare per emergenze, interventi e altro. Ma nella pratica, il contatto diretto con i condomini è essenziale. Un A. attento e coscienzioso deve essere disponibile ai colloqui privati con i propri clienti, per ascoltare le eventuali richieste, le possibili lamentele, i presumibili problemi personali ed economici. I clienti non sono solo dei codici di un software gestionale, ma sono, prima di tutto, persone.
Come già detto, un Amministratore è un po’ come un padre di famiglia, a cui spesso i condomini si rivolgono per un consiglio, una rassicurazione o un semplice conforto. Negli anni, sono giunta alla conclusione che instaurare rapporti umani con i propri clienti rafforzi la fiducia e la stima che questi nutrono nei confronti del professionista. Spesso il dialogo e il confronto abbattono barriere insormontabili e si arriva a conquistare la fiducia e il rispetto anche dei cliento più diffidenti e riottosi.
I sopralluoghi sono fondamentali!
Fare sopralluoghi e farsi vedere nel condominio è importantissimo. Certo, ciò richiede tempo ed energie ma un contatto diretto con i propri clienti, proprio all’interno dell’edificio che un Amministratore gestisce, produce risultati inimmaginabili.
Tanti Amministratori passano ore e ore in ufficio, dietro una scrivania a occuparsi di contabilità, ma sono convinta che la visibilità e la presenza sul posto (in condominio) rassicura i clienti, che non pensano di avere un referente fantasma e sopratutto non ci si sente rinfacciare la nota frase “l’Amministratore non si fa mai vedere”.
Tutto ciò richiede una energia immensa.
In conclusione…..
Alla domanda postami nove anni fa “Sei laureata, perchè vuoi l’Amministratore di Condominio, finisci con il fare il custode o il portiere ..”
Adesso potrei serenamente rispondere così:
” E’ un lavoro impegnativo, con tante responsabilità, per il quale sono richieste molte competenze giuridiche, tecniche, contabili, psicologiche, di mediazione, di dialogo. Non ha nulla a che vedere con il ruolo del semplice custode, perchè la preparazione di un Amministratore viene messa alla prova tutti i giorni. E’ un mestiere che porto avanti con orgoglio, è impegnativo sì, ma anche molto stimolante. Ritengo che non sia assolutamente un lavoro per tutti ed è una conquista quotidiana, ma che ti sa regalare anche parecchie soddisfazioni”.
